Qui sommes-nous
La présente politique est publiée par NexoMed S.R.L. (Roumanie) (« nous »). Contact pour toute question relative à la protection des données : [email protected]. Le cas échéant, notre délégué à la protection des données ou notre représentant est : [DPO / UK and EU representative details].
Notre rôle et celui des cliniques (sous réserve de relecture juridique)
La répartition des rôles ci-dessous reflète notre compréhension actuelle et reste soumise à une relecture juridique.
- Nous agissons en tant que responsable du traitement pour les données de coordination : votre compte, vos coordonnées, vos réponses au questionnaire d’évaluation, vos échanges avec les coordinateurs, les consentements que vous donnez et l’historique de ce qui a été partagé et avec qui.
- Chaque clinique que vous autorisez agit en tant que responsable du traitement indépendant pour les informations qu’elle reçoit et pour vos soins, une fois que vous avez autorisé le partage avec elle. Sa propre politique de confidentialité s’applique à ce traitement.
- Nous ne sommes pas responsables conjoints du traitement avec les cliniques pour les dossiers cliniques, et les cliniques ne sont pas nos sous-traitants pour vos soins.
Ce que nous collectons
- Données d’identité et de contact : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, pays de résidence.
- Informations d’évaluation : le traitement envisagé, le calendrier et vos préférences de voyage.
- Informations de santé que vous choisissez de fournir : problèmes dentaires, antécédents médicaux pertinents, radiographies, examens d’imagerie ou photographies.
- Communications : messages échangés avec les coordinateurs et les cliniques via notre plateforme.
- Données techniques : informations sur l’appareil et journaux nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, et données de cookies telles que décrites dans notre politique en matière de cookies.
Données de santé et consentement explicite
Les informations relatives à votre santé dentaire et générale relèvent des catégories particulières de données (article 9 du RGPD). Nous ne les traitons que sur la base de votre consentement explicite, conformément à l’article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD de l’UE et du RGPD britannique (UK GDPR).
Vous donnez votre consentement de manière distincte et spécifique : une fois pour que nous conservions vos informations de santé aux fins de coordination, puis à nouveau pour chaque clinique que vous autorisez à les recevoir. Le consentement n’est jamais lié à des communications marketing ni à l’acceptation de nos conditions. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment ; cela n’affecte pas les traitements déjà effectués, et une clinique qui a déjà reçu vos informations les conservera selon ses propres obligations.
Comment nous utilisons vos informations
- Pour répondre à votre demande et coordonner la prise de contact avec les cliniques que vous autorisez (exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ; consentement explicite pour les données de santé).
- Pour faire fonctionner, sécuriser et améliorer le service (intérêts légitimes).
- Pour respecter nos obligations légales et réglementaires, comme la tenue de registres et les réponses aux autorités (obligation légale).
- Pour vous envoyer des informations facultatives, uniquement si vous y avez consenti séparément (consentement).
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs. Nous n’utilisons pas d’outils d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique pour traiter les données de santé.
Avec qui nous les partageons
- Les cliniques que vous avez expressément autorisées, et uniquement les informations que vous avez choisi de partager avec elles.
- Des prestataires agissant en tant que sous-traitants pour notre compte (par exemple hébergement, envoi d’e-mails, stockage sécurisé de fichiers), dans le cadre de contrats écrits. Liste : [processor list to be completed].
- Les autorités, lorsque la loi l’exige.
Nous ne partageons jamais de données de santé avec des plateformes publicitaires ou des réseaux sociaux, et nous ne vendons pas de données personnelles. Toute mesure de performance marketing est configurée de façon à ce qu’aucune information de santé ne soit transmise.
Transferts internationaux
Les cliniques sont situées en Roumanie, au sein de l’Espace économique européen. Les transferts entre le Royaume-Uni et l’EEE reposent sur les décisions d’adéquation applicables. Lorsqu’un sous-traitant est situé ailleurs, nous mettons en place des garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types. Détails : [transfer mechanisms to be confirmed].
Durée de conservation
Les durées de conservation sont paramétrables et définies par catégorie de données. Nos durées par défaut envisagées sont : [retention schedule to be confirmed]. Les demandes inactives et les documents de santé téléversés sont supprimés ou anonymisés à la fin de leur durée de conservation, sauf si une raison légale nous oblige à les conserver. Les cliniques fixent leurs propres durées de conservation des dossiers cliniques conformément à leurs obligations légales.
Vos droits
- Accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine.
- Effacement : nous demander de supprimer vos données, sous réserve des exceptions légales.
- Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Limitation : nous demander de limiter l’utilisation de vos données dans certaines circonstances.
- Opposition : vous opposer aux traitements fondés sur nos intérêts légitimes, et à la prospection commerciale à tout moment.
- Retrait du consentement à tout moment, y compris le consentement donné pour chaque clinique.
Vous pouvez exercer bon nombre de ces droits directement depuis votre espace patient. Sinon, écrivez à [email protected]. Nous nous efforçons de répondre dans un délai d’un mois.
Sécurité
Nous utilisons des contrôles d’accès, le chiffrement des données en transit et au repos, la journalisation des accès aux documents de santé et des obligations de confidentialité pour notre personnel. Aucun système n’est totalement sûr ; si une violation de données vous concerne, nous vous en informerons lorsque la loi l’exige.