Wie wij zijn
Deze verklaring wordt uitgegeven door NexoMed S.R.L. (Roemenië) (“wij”, “ons”). Contact voor vragen over gegevensbescherming: [email protected]. Waar vereist, is onze functionaris voor gegevensbescherming of vertegenwoordiger: [DPO / UK and EU representative details].
Onze rol en die van de klinieken (onder voorbehoud van juridische controle)
De onderstaande rolverdeling weerspiegelt ons huidige inzicht en wordt nog juridisch gecontroleerd.
- Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor coördinatiegegevens: uw account, contactgegevens, antwoorden op de beoordeling, berichten met coördinatoren, de toestemmingen die u geeft en registraties van wat met wie is gedeeld.
- Elke kliniek die u toestemming geeft, treedt op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de informatie die zij ontvangt en voor uw klinische zorg, zodra u het delen met die kliniek hebt toegestaan. Op die verwerking is de eigen privacyverklaring van de kliniek van toepassing.
- Wij zijn geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met klinieken voor klinische dossiers, en klinieken zijn voor uw zorg niet onze verwerkers.
Wat wij verzamelen
- Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonland.
- Informatie uit de beoordeling: de behandeling die u overweegt, uw planning en reisvoorkeuren.
- Gezondheidsinformatie die u zelf wilt verstrekken: tandheelkundige klachten, relevante medische voorgeschiedenis, röntgenfoto’s, scans of foto’s.
- Communicatie: berichten met coördinatoren en klinieken via ons platform.
- Technische gegevens: apparaat- en loggegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen, en cookiegegevens zoals beschreven in ons cookiebeleid.
Gezondheidsgegevens en uitdrukkelijke toestemming
Informatie over uw tandheelkundige en algemene gezondheid behoort tot de bijzondere categorieën persoonsgegevens. Wij verwerken die uitsluitend op basis van uw uitdrukkelijke toestemming op grond van art. 9, lid 2, onder a AVG (EU) en de UK GDPR.
U geeft afzonderlijk en specifiek toestemming: één keer om ons uw gezondheidsinformatie voor de coördinatie te laten bewaren, en opnieuw voor elke kliniek die u toestemming geeft om die te ontvangen. Toestemming wordt nooit gekoppeld aan marketing of aan het aanvaarden van onze voorwaarden. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor verwerking die al heeft plaatsgevonden, en een kliniek die uw informatie al heeft ontvangen, bewaart die onder haar eigen verplichtingen.
Hoe wij uw informatie gebruiken
- Om uw aanvraag te beantwoorden en het contact met de klinieken die u toestemming geeft te coördineren (overeenkomst of stappen op uw verzoek; uitdrukkelijke toestemming voor gezondheidsgegevens).
- Om de dienst te laten werken, te beveiligen en te verbeteren (gerechtvaardigd belang).
- Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, zoals het bijhouden van administratie en het beantwoorden van verzoeken van autoriteiten (wettelijke verplichting).
- Om optionele updates te sturen, alleen als u zich daar apart voor aanmeldt (toestemming).
Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen. Wij gebruiken geen kunstmatige intelligentie of machine-learningtools om gezondheidsgegevens te verwerken.
Met wie wij gegevens delen
- Klinieken die u specifiek toestemming hebt gegeven, en alleen de informatie die u met hen wilde delen.
- Dienstverleners die als onze verwerkers optreden (bijvoorbeeld hosting, e-mailverzending, beveiligde bestandsopslag), op basis van schriftelijke overeenkomsten. Lijst: [processor list to be completed].
- Autoriteiten, waar de wet dat vereist.
Wij delen nooit gezondheidsgegevens met advertentie- of socialemediaplatforms, en wij verkopen geen persoonsgegevens. Eventuele metingen voor marketing zijn zo ingesteld dat er geen gezondheidsinformatie wordt doorgegeven.
Internationale doorgiften
De klinieken zijn gevestigd in Roemenië, binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgiften tussen het Verenigd Koninkrijk en de EER berusten op de toepasselijke adequaatheidsregelingen. Is een verwerker elders gevestigd, dan gebruiken wij passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen. Details: [transfer mechanisms to be confirmed].
Hoe lang wij gegevens bewaren
Bewaartermijnen zijn instelbaar en worden per gegevenscategorie vastgesteld. Onze beoogde standaardtermijnen zijn: [retention schedule to be confirmed]. Inactieve aanvragen en geüploade gezondheidsdocumenten worden aan het einde van hun bewaartermijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij ze om een wettelijke reden moeten bewaren. Klinieken bepalen hun eigen bewaartermijnen voor klinische dossiers op grond van hun wettelijke verplichtingen.
Uw rechten
- Inzage: een kopie vragen van de persoonsgegevens die wij over u hebben.
- Export (overdraagbaarheid): gegevens die u hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
- Wissing: ons vragen uw gegevens te verwijderen, behoudens wettelijke uitzonderingen.
- Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Beperking: ons in bepaalde gevallen vragen het gebruik van uw gegevens te beperken.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en op elk moment tegen direct marketing.
- Toestemming op elk moment intrekken, ook de toestemming per kliniek.
Veel van deze rechten kunt u rechtstreeks via uw patiëntenportaal uitoefenen. Anders kunt u contact opnemen via [email protected]. Wij streven ernaar binnen één maand te antwoorden.
Beveiliging
Wij gebruiken toegangscontrole, versleuteling tijdens verzending en opslag, logging van toegang tot gezondheidsdocumenten en geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers. Geen enkel systeem is volledig veilig; als een datalek u treft, laten wij u dat weten waar de wet dat vereist.